以更少做更多，減輕知識工作者資訊焦慮

台灣人工作時數排名全球第一，如何善用連結生產力的作業平台，做好數位管理，讓資訊快速流通、讓工作順暢而有效率，舒緩工作壓力？



根據2003年瑞士洛桑國際管理學院（IMD ）「世界競爭力年報」調查，台灣人平均一年的工作時數高達2282小時，排名全球第一。現在的上班族，尤其是知識工作者，每天工作時數超過10小時的比比皆是，如何才能以「更少做更多」，提高工作產能，減輕工作時數與壓力？

「知識工作者最大的特徵，就是每天得面對大量的資訊，又要跟外界頻繁的互動，」台灣微軟營運暨行銷處伺服器平台事業部經理王嘉玲表示，網路與電腦是知識工作者的左右手，沒有這兩項有力的工具，幾乎無法工作，又斷絕跟外界的聯繫。


Windows搭配Office讓工作輕鬆有效率
王嘉玲說，現在上班族工作離不開電腦，操作電腦，又幾乎沒有人不用Windows，Windows視窗取代Dos是促成電腦普及化的大功臣，有了Windows，電腦變的友善，容易親近，不再只是懂得複雜程式語言的工程師的專寵。在Windows環境下，微軟的Office系列軟體，為知識工作者提供了撰寫文件、製作簡報、處理資訊、統計資料等日常工作必要的工具，讓工作變的輕鬆而有效率。

王嘉玲說：「像Excel這樣基本的Office軟體，都可以進行繁雜的資料分析，作為制訂決策的參考。」當然這一切都得靠Window Server作為連結生產力的基礎架構，提供穩定而安全的操作環境。

「以前是沒有電腦，沒辦法工作，現在是即使有電腦，沒有網路，也會讓工作停擺，」王嘉玲表示，以前的電腦像是一座座資訊的孤島，獨自在封閉的工作站裡運作，雖然這已經為我們帶來很多的便利，但網際網路發達之後，數位時代的工作環境又產生了大躍進，超越了時空的限制，讓溝通與協同作業更加便利。

Exchange Server讓Outlook變的很人性
「現在沒有那個上班族的名片上，不打上e-mail的位址吧？」王嘉玲說，Exchange Server，這個Microsoft訊息和協同作業的伺服器，讓全世界的人，透過個人電腦、工作站或使用手機、Pocket PC等行動裝置傳送、接收電子郵件；Exchange Server也用來與 Microsoft Outlook等用戶端應用程式相互操作，兩相結合的結果，讓溝通不僅僅侷限於電子郵件的往來。

說到Microsoft Outlook，大部分的上班族大都習慣用它來收發電子郵件，但Outlook作為一個資訊聯絡中心，協同管理整個組織的溝通與協同運作，變成個人最佳秘書的強大功能，則還沒企業普遍運用到極致。「善用Outlook，公司的每一間會議室，都可以成為有機體，好像是會說Yes or Not，有個性的人。」王嘉玲說，Outlook提供的行事曆管理與會議功能，讓大家可以有條不紊的安排會議時間，預約會議室，會議室在這樣系統的管理下，就可以變的很靈活。

e-mail是現代上班族最常用的溝通工具，但因為太普及，也造成垃圾郵件的氾濫，使用Hot mail的人，最近一定發現接到垃圾郵件的次數大幅減少了，王嘉玲說，Hot Mail已經發展出50多萬項過濾垃圾郵件的條件，Exchange Server在後端就可以檔掉垃圾郵件，不讓前端的使用者再受干擾。

即時通訊發揮驚人的軍團協同作業戰力
「唯有敏捷的企業，才有能力應對瞬息萬變的市場競爭，」王嘉玲表示，雖然e-mail的訊息傳遞速度，已經是以秒來計算，但對許多企業而言，即時通訊的需求，已經迫在眉睫。MSM Messenger的誕生，讓全球網友藉由網路，連結的更緊密，而當Live Communications Server 將MSM Messenger應用到企業即時通訊時，更產生驚人的軍團即時協同作業戰力，Live Communications Server大幅降低企業溝通成本自然不在話下，而最大的效益還在讓知識工作者的協同運作模式，真正做到即時而滴水不漏。

說到協同運作，許多企業也都採用SharePoint Portal Server，開發出企業入口網站，緊密連接使用者、團隊小組和知識。「單一登入、彈性的部署選項和管理工具，可將各個不同系統的資訊整合至同一個解決方案中，」王嘉玲表示，這個入口網站聚集了不同的團隊與資訊，使用者可以自訂個人化入口內容與配置，鎖定目標群，快速找出相關的資訊。組織也可根據目標群的組織角色、小組成員資格，提供所需的資訊，如此一來，可以輕易的發揮組織與搜尋的能力，使得端對端協同作業更加輕鬆容易。

協同作業網站讓資訊快速流動
微軟是把SharePoint Portal Server應用到極致的公司，王嘉玲表示，台灣微軟幾乎每一個部門、單位都有專屬的網站，從人力資源、財務、行政管理部門，到每一個產品的TEAM、甚至每個機動組成的專案小組，都有專屬的協同作業網站，這一個個的小組網站，有共用的文件總管中心，大家在同一個平台上，共同修改同一個文件版本，匯集相關的資料，以供搜尋相關的資訊。所有小組成員的行事曆，每個人負責的事項，一目了然，大家隨時使用MSN上線，有事情要請教相關人員，都可即時在線上討論。網站上也有討論區，可以做意見調查，立即統計調查結果。

王嘉玲笑說，微軟的每一個成員每天都在微軟的企業入口網站下，不同的小組網站中穿梭，因為有系統平台強大整合功能的協助，使用者可以快速存取有用的資訊，當有新資訊或現有資訊產生變更時，也會隨時得到提醒通知，所有的工作事項與行程都被系統平台妥善的安排督促，工作雖然忙碌，卻是井然有序而有效率。

善用Window Server建立連結生產力的作業平台，是減輕知識工作者資訊焦慮，抒解工作壓力的良方，王嘉玲說，如何以更少做更多，是所有企業與員工共同的心聲，應用IT科技，做好數位管理，是有效的解決方法。