說到光泉，大概很少人沒喝過光泉引以為傲的濃純鮮乳及琳瑯滿目的各式飲品，但談到e化，好像是IT、金融、電信產業的專利，傳統的食品產業，感覺上好像離e化很遠。
18、9年前就進入光泉，從管理幾部電腦開始，到現在負責光泉企業e化部建的資訊部門經理吳以忠指出，飲品業市場的變化，雖然不像高科技產業那麼快速，但近年來，e化也逐漸改變了光泉的資訊流通與溝通型態。
改變溝通模式，提高競爭力
「飲品產業的成本結構與營運模式已經很成熟，很難有大的突破，光泉要做的是，改變資訊溝通的模式，」吳以忠說，從管理面著手，提高溝通品質、降低通信成本，是必要且有效的策略。
光泉在全省各地有數十個營業所，上千名的業務人員，以前的溝通，主要都仰賴電話，吳以忠開玩笑說，光泉算是中華電信「關愛」的大戶，每個月的通話費，高到會響中華電信的營收。他舉列，光是一個帳戶管理中心的1、2位員工用電話跟公司聯絡，一個月就要3、4千元電話費，而光泉全省像這樣的帳戶中心，就有60多個。
吳以忠一直在尋找更適合光泉的通信方式，直到使用微軟的Live Communications Server（LCS），透過VOIP及Instant Message（IM）即時通訊平台作為通訊工具，大幅減少電話通信費用。「減少通訊成本倒是其次，對光泉最大的意義在改變溝通模式及提升溝通品質。」吳以忠說，光泉同仁在做業務聯繫有個特性，經常是先跟A洽談，再跟B、C詢問、再回過頭來問A，這種間斷、反覆的溝通方式，最適用於即時通訊。
使用即時通訊可以隨時、同時跟好幾個人對話，並留下通訊紀錄，溝通效益高而快速，光泉也常用即時通訊做遠端遙控及教學，吳以忠表示，以前用電話教其他營業處的同仁如何做電腦設定或排除問題，這邊講得很清楚，對方還是聽的很模糊。有了即時通訊平台，雙方在同一個畫面上進行溝通，共同看同樣的文件，又可藉由即時影像輔助，溝通就很順暢。
光泉在北、中、南都設有營業處，主管出差巡迴一圈就要三天時間，吳以忠說，即時通訊可以增加會議效率，減少差旅成本，但他還希望從現在的一對一、一對多的溝通，進一步做到多對多的線上即時影音會議，這是光泉希望在2005年做到的e化工程之一。
聰明過濾垃圾郵件，免除困擾
除了即時通訊，光泉最常用的溝通工具就是e-mail，光泉和所有企業一樣，都深受垃圾郵件之苦，「有次董事長問我，為什麼他一天就收到200多封垃圾郵件？」吳以忠說，當時他也只能跟董事長推測說，應該是董事長經常與外界接觸，交換名片，e-mail資料外流，才會接到這麼多垃圾郵件，而無法提供立即的解決方法。
垃圾郵件干擾員工的工作，佔據公司的頻寬、容易夾帶病毒，癱瘓公司的網路系統，為了排除垃圾郵件的困擾，光泉使用Exchange Server 2003，過濾垃圾郵件，「現在每天在Server後端，至少就先檔掉600多封垃圾郵件，」吳以忠說，他現在只設定很寬鬆的過濾規則，就檔掉這麼多垃圾郵件，以後會逐步依照內部接收郵件的狀況，再細部設定過濾條件，到時候垃圾郵件就不再干擾同仁的工作。
公元2000年後，光泉將公司的電腦全面轉換成Windows 作業系統，也開始全面積極推動ERP系統，吳以忠再次強調，飲品業主要的成本都在原物料，廠商取得的成本差異不大，要提高競爭力，還是得從資訊管理上下手。
資訊透明化，企業體質也隨e化改變
「光泉要讓資訊鬆綁，讓資訊透明化，」吳以忠說，2000年前，光泉是由總部統一集權，往下貫徹，現在光泉要讓最接近市場的第一線業務單位有更多的主導空間，讓地方的營業單位可以自己決定價格、擬定行銷方式。
吳以忠說，飲品市場有區域性的差異，比如說同樣的季節，北部天氣冷、南部天氣熱，產品銷售的狀況就不一樣。再來北部的消費者喜歡口味較清淡的飲料、南部可能口味重的賣的比較好。即使是同一種產品，在高雄、台南，甚至在同一個縣市，不同的鄉鎮，銷售的量也會有差異。
「傳統的銷售是靠經驗、靠感覺，現在必須借重IT科技的資訊分析。」吳以忠說，現在光泉的業務員每天回營業處填寫報表，全省據點的進銷存資料就會立刻連線，彙整到總公司，吳以忠計畫等採用即將推出的SQL Server 2005版本，做線上的資料分析。
「溝通不僅是人對人，我們也希望能跟系統溝通，讓系統主動提供我們有用的資訊，」吳以忠說，取得這些分析過後的市場資訊，就可以提供給全省的各營業據點，依據區域的差異，建議他們哪些產品會賣的比較好，做為鋪貨的參考。
有好的資訊情報，更要有好的即時溝通平台，讓溝通順暢無障礙，做到吳以忠期望的「資訊鬆綁、資訊透明化」，吳以忠感受到2004年，光泉的e化管理已經產生了質變，對2005年，吳以忠更充滿期待，因為新的一年，他有更多新的計畫要推動。
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