導入搜索引擎，開啟國家檔案的知識寶庫

從過去檔案目錄資料，每年平均以一億筆的數量成長，到目前擁有四億六千萬筆資料，檔案管理局如何藉由Openfind的強力搜索引擎，在龐大的國家文化資產中，創造智慧的知識寶庫？

「檔案」是個大家耳熟能詳的名詞，在日常的工作與生活中，常會聽到有人問，某某檔案在哪裡？或是說找某某檔案來參考、把這個文件建檔，趕快歸檔等等。進入資訊數位化的時代，檔案不再只是單純的文字資料記載，在管理上，也不能把所有檔案束諸高閣，只是做靜態的資料整理。

所謂的「檔案」泛指經過分類、登錄、編號而予以典藏的文件，「檔案」是國家和人民的智慧累積，在時代的演化與進步的歷程中，扮演著舉足輕重的角色。「從每年總統的文告，可以分析出國家政策的走向；從產業政策的頒佈，可以看到國家整體經濟的走向。」國家檔案管理局局長陳士伯說，檔案是文化資產，是可以再創歷史的珍貴資產。

開啟國家檔案管理的新紀元

民國八十八年十二月「檔案法」公布；九十年十一月檔案管理局正式成立，檔案法及其相關子法自九十一年一月一日正式實施，陳士伯從檔案管理局籌畫成立開始，便接下這個開啟我國新世紀檔案管理里程碑的重責大任，致力於賦予檔案管理新的生命，要能活潑多元、關懷人群、重視社會意識，做到妥善保管、典藏及開發檔案知識與價值。

要統一管理整個國家龐大的檔案，其任務之艱鉅不難想像，「檔案管理局要面對中央及地方各級機關，各式各樣數量龐雜的檔案，不僅建檔耗時，如何有效整合也是大挑戰，」陳士伯表示，過去各機關彙送的檔案目錄資料，每年平均以一億筆的數量成長，雖然九十六年以後，改以案卷層級彙送，減緩了資料成長量，但檔管局已經建立了四億六千萬筆檔案資料，他笑稱，這些檔案多到從基隆北海岸，一直排列到屏東的墾丁都排不完。

Openfind強大搜索引擎系統贏得青睞

為了尋求一個能透過網際網路，具備處理巨量資料能力，能快速回應的搜尋引擎系統，又要具有彈性，足以因應未來檔案目錄資料持續大量成長，檔案管理局對外公開徵求解決方案，吸引了國內外七、八家知名的資訊軟體業者前來挑戰。檔案管理局準備了已經建檔的兩千多萬筆資料，出了個考題，要求廠商在兩天內，完成可以進行全文檢索的搜索引擎系統。結果多家廠商不能在期限內完成，知難而退，只有網擎資訊Openfind，在一天內就完成了作業，最後贏得檔案管理局的青睞，成為檔案管理局的合作夥伴。

Openfind參與了分析、設計、開發與建置「全國檔案目錄查詢網」巨量資料搜尋引擎的各項軟、硬體系統，為檔管局建置了全文檢索所需巨量資料搜尋引擎查詢系統；配合檔案管理局應用政策，比如案卷案件二層式顯示架構、查詢條件等，調整全國檔案目錄查詢網顯示介面或系統功能，並整合檔案管理局Oracle資料庫，提供管理維護系統規劃及建置，包含檔案管理局主機房端及異地備援端系統的建置及保固。

檔案管理局檔案資訊組組長趙培因表示，檔案分為機關檔案及國家檔案，機關檔案由各機關自行管有，但會建立電子檔案目錄送檔案管理局彙整公布於網站。機關檔案保存二十五年，經鑑定具保存價值，就移轉到檔案管理局列為國家檔案，由檔案管理局將資料全部數位化，並將目錄公布於網站。民眾申請應用機關或國家檔案，都會先透過檔案管理局進行目錄檢索，因為這些檔案目錄數量龐大，如果採取傳統的資料庫查詢機制，查詢速度一定會過於緩慢，又不能因應搜尋需求，提供全文檢索功能。因此檔案管理局必須引進先進的搜索引擎系統，依目錄檢索欄位建立索引資料，來提升檔案目錄檢索查詢效率及查詢功能。

拒當「電腦盲」，也不要成為「搜索盲」

「以前有所謂的「文盲」、後來是「電腦盲」，現在則是「搜索盲」，到了數位時代，不會搜尋，就好像以前的文盲，」陳士伯笑著說，檔案資料是垃圾或是價值連城，取決於挖寶的人是否有智慧加以判斷。他說檔案管理就是知識管理，要做好檔案的知識管理，沒有一套好的搜索引擎，人類辛苦累積的珍貴的知識都形同虛設，就好像在知識的大海中航行，不僅失去方向，茫然不知所措，還會處處碰壁。

對陳士伯而言，檔案不僅是個有機的生命體，檔案與他的關係像是亦師亦友，又像是親人，陳士伯常說，檔案也有生命，管理不佳就會加速其破損，如把檔案當成「人」看待，就會更用心的保存他，給他最好的典藏維護及應用環境，開發他所蘊藏的豐富知識與智慧來服務人群。

「檔案人格化、服務戲劇化」是陳士伯為檔案管理局擬定了的服務理念，檔案管理局要善用資訊科技及典藏技術，確保國家檔案的保存維護與應用。並且藉由檔案的編輯研究出版與主題檔案展示等活動，展現生活化、多元化的檔案服務，提高民眾應用檔案的社會意識，以高科技及全方位的技術與服務，引領民眾珍視檔案資產。